voice
お役立ちコラム
【必見】研修弁当代の勘定科目の正しい処理方法をわかりやすく解説
従業員研修に弁当を支給した際、「この費用はどの勘定科目で処理すればいいのか」と悩んだ経験はありませんか？社内研修や外部セミナー、懇親会など、研修に関する食事代にはさまざまなパターンがあり、それぞれ適切な勘定科目が異なります。
さらに、税務上の扱いや証拠書類の整備も重要なポイントです。この記事では、実際の会計処理例を交えながら、研修時の弁当代の勘定科目を明確に判断するための知識をわかりやすく解説します。
経理担当者の方や管理部門の方はぜひ参考にしてください。
研修で従業員に弁当を支給した場合の勘定科目の基本
社内研修での弁当は「福利厚生費」が基本
企業が社内研修を実施する際、従業員に対して弁当などの食事を提供するケースは少なくありません。このような場合、弁当代をどの勘定科目で処理すべきか、経理担当者としては明確に理解しておく必要があります。
結論から言えば、一般的には「福利厚生費」として処理するのが適切です。
福利厚生費とは、従業員の働きやすさや職場環境の向上を目的とした支出に用いる勘定科目です。全社員または一定の社員に公平に提供されるものであれば、その目的に合致し、問題なく経費計上できます。
例えば、終日行われる社内研修で、昼食を準備しなければならない状況で支給される弁当は、業務効率や従業員の便宜を図る目的があり、福利厚生費に該当します。重要なのは「一部の社員だけでなく、全体に提供されているかどうか」という点であり、不公平な支給は経費として認められない可能性があります。
業務性が強い場合は「会議費」としてもOK
一方で、研修の性質によっては、「会議費」として処理できるケースもあります。例えば、外部講師を招いての実務研修や、取引先を含む参加者がいるケースなどは、実質的に会議に近い性格を持つため、会議費としての処理が妥当となる場合があります。
ただし、「会議費」として計上するには、一定の要件があります。1人当たりの食事代が5,000円以下であることや、業務上必要な会議等であることが前提です。税務調査で説明がつくよう、研修の案内資料や出席者リスト、請求書などを保管しておくことも大切です。
金額や参加対象で勘定科目が変わる理由
弁当代の処理が複雑なのは、「金額」と「対象者」によって税務上の扱いが変わるからです。また、社内全体ではなく一部の部署だけで支給した場合も、その公平性が疑問視され、「福利厚生費」として認められないケースもあるのです。
したがって、研修の内容や規模、対象者を総合的に判断し、最も妥当な勘定科目を選定することが求められます。不明な点がある場合は、税理士や会計士など専門家への相談も視野に入れると安心です。
関連記事：弁当代を経費にできる条件とは？中小企業や個人事業主が知っておくべき弁当代経費の仕組み
外部研修やセミナーで昼食代が発生する場合の処理方法
参加費に昼食代が含まれている場合の対応
外部の研修やセミナーに従業員が参加する場合、昼食代が受講料に含まれていることがあります。このようなケースでは、弁当代を個別に処理する必要はなく、通常は「研修費」または「教育研修費」としてまとめて処理されます。これは、食事が研修の一部として提供されているため、会計処理上も特別に分ける必要がないからです。
例えば、「研修参加費：12,000円（昼食付き）」という明細が請求書に記載されていれば、全体を研修にかかる経費として扱い、「研修費」で問題ありません。ただし、明細が曖昧な場合や、食事の価値が高額だと判断されると、税務上問題になることもありますので、事前に主催者側に明細を求めるなど、対応を怠らないことが重要です。
個別に徴収された昼食代は「旅費交通費」扱い？
一方で、研修とは別に昼食代を別途徴収される場合、勘定科目の判断が分かれます。こうした場合、昼食代は「研修費」に含めるのではなく、個別に「旅費交通費」または「福利厚生費」として処理する必要があります。
たとえば、外部研修の会場で「昼食代1,000円を当日現金で支払ってください」といった対応をされた場合、この食事代は交通費と同様に「出張に伴う経費」と考えられ、「旅費交通費」に計上するのが一般的です。
ただし、現金支払いの領収書がもらえないこともあるため、従業員に支払報告書の提出を求めるなど、社内ルールを明確にしておくと良いでしょう。
領収書の有無と仕訳の注意点
外部研修での昼食代処理では、領収書の有無が経費としての妥当性を左右します。特に税務調査では、領収書や支払証明がない経費は否認されるリスクがあるため、注意が必要です。領収書が出ない場合でも、内容が確認できる資料（研修案内、講師の説明資料、メールなど）を保管しておくことで、正当性を証明しやすくなります。
また、昼食代をどの勘定科目にするか迷う場合は、他の経費とまとめず、それぞれの性質に応じて適切に仕訳を分けることが肝心です。たとえば、「研修費」と「旅費交通費」を混在させないことで、後から経費分析を行う際にも正確性が保たれます。
研修後の懇親会や親睦会での食事代の勘定科目とは
「福利厚生費」「交際費」の判断基準
研修後に行われる懇親会や親睦会での食事代は、業務としての研修とは性質が異なるため、勘定科目の判断が分かれるポイントです。一般的には「福利厚生費」または「交際費」として処理されますが、どちらが適切かは状況によって変わります。
懇親会が従業員の親睦を深める目的で行われ、社内の全従業員または特定部門の全員が公平に参加できるようなものであれば、「福利厚生費」での計上が可能です。たとえば、研修後に部署全体で食事をとる場合、その費用は従業員の関係性強化を目的とした支出とされ、税務上も福利厚生費と認められる可能性が高くなります。
一方、特定の役職者だけで行われた場合や、取引先を含めた会食などは、「交際費」として処理する必要があります。交際費は会社の業務に関係する対外的な接待や贈答などを指し、税務上の制限も多いため、注意が必要です。
関連記事：【完全ガイド】研修弁当の選び方から経費処理まで、これを読めばすべてわかる！
任意参加かどうかが重要な分かれ目
懇親会の勘定科目を決定するうえで、「任意参加かどうか」も重要な判断材料となります。従業員に対して参加を強制している場合や、業務の一環として位置づけている場合には、「業務関連の費用」と見なされ、「福利厚生費」として処理できる可能性が高くなります。
しかし、「希望者のみ参加」「個人的な親睦を深めるための食事会」など、業務性が薄く、個人の自由意志で参加している場合には、私的な支出と捉えられる可能性もあります。そのため、会の目的や参加条件を明文化し、社内規定に記載しておくと、後々の税務対応で有利になります。
税務署の判断とトラブル回避策
実際の税務調査では、「誰のための支出か」「業務に直接関連しているか」が厳しく確認されます。たとえば、領収書だけではなく、会の案内文や出席者リスト、写真などを残しておくと、業務関連性を証明する資料として役立ちます。税務署に対して正しく説明できる準備があれば、万一指摘を受けた場合でも、経費として認められる可能性が高くなります。
また、会社として懇親会の取り扱いを一定ルール化しておくことも重要です。年間の開催回数や1人あたりの費用上限、参加条件などを明記し、それに基づいて支出を判断することで、経理処理もスムーズになります。
ホームデリバが行う宅配弁当は大口でのご発注はもちろん、小口でのご発注や、ご注文いただく時間においても柔軟に対応いたしております。
この「柔軟さ」も、お選びいただく企業様から好評いただいている部分です。
会議や研修をご予定されている企業様がいれば、ぜひ一度ホームデリバまで、お問い合わせいただければと思います。
研修関連費用の勘定科目をまとめて理解する
交通費・資料代・会場費などの分類方法
研修にかかる費用は、弁当代だけではなく、交通費や資料代、会場費など多岐にわたります。それぞれの費用には適切な勘定科目があるため、まとめて「研修費」とするのではなく、内容に応じて正確に分類することが大切です。
例えば、従業員が外部研修に参加する際にかかる交通費は「旅費交通費」として処理します。また、研修で使用するテキストや参考書の購入費は「新聞図書費」に該当します。自社で研修を開催するために貸し会議室を借りた場合、その費用は「会議費」や「地代家賃」、あるいは「研修費」に振り分けられることがあります。費用の性質を見極めたうえで、仕訳を行うことで、帳簿の透明性が高まり、税務調査でも安心です。
前払費用・新聞図書費になるケースもある
研修が来期に予定されており、今年度中に支払った研修費用は「前払費用」として資産計上する必要があります。これは、実際のサービス提供がまだ行われていないため、支出を当期の経費として認められないからです。経費処理のタイミングを間違えると、利益操作と見なされるリスクがあるため、支払時期と研修実施日を必ず確認しておきましょう。
また、研修に必要な専門書や業界関連資料の購入費用は、研修そのものに直接関係していなくても「新聞図書費」に該当します。これらは業務知識を深めるための支出であり、研修の準備段階で発生する場合も少なくありません。購入目的と対象者を明確にし、妥当な勘定科目に分類することが求められます。
研修費に該当しないケースとは？
一見すると研修に関連しているように見えても、内容次第では「研修費」に含めることが適切でない場合もあります。たとえば、営業目的のセミナー参加費や、自己啓発の一環として個人が申し込んだ講演会の費用は、会社としての業務性が認められないため、「研修費」として計上するのは難しいでしょう。
このようなケースでは、「雑費」や「福利厚生費」など、より適切な勘定科目を検討する必要があります。費用の支出目的が業務上の必要性に基づくものであるかを、社内でしっかりと確認したうえで処理することが大切です。経費精算書には、研修の目的や内容を具体的に記載し、曖昧な支出と見なされないようにしましょう。
税務上の取り扱いと仕訳例をチェックしておこう
所得税基本通達36-29の2に基づく判断
研修にかかる食事代や弁当代を経費として計上する際、税務上の根拠となるのが「所得税基本通達36-29の2」です。これは、従業員に対する食事の支給が課税対象となるか否かを定めた通達であり、福利厚生費として認められる範囲を明確に示しています。
この通達では、「通常必要と認められる食事の支給」であり、「従業員が負担すべき金額の半額以上を会社が負担しない場合」などの条件を満たせば、非課税での提供が可能となります。つまり、研修中に提供する弁当代を全額会社負担とする場合には、税務上の課税対象になるリスクがあるため、支給方法には注意が必要です。特に高額な食事や特定の従業員だけを対象とした支給は、課税所得と見なされやすくなります。
仕訳例①社内研修＋弁当支給
社内で終日研修を実施し、全従業員に弁当を支給したケースを想定した仕訳は以下の通りです。
例：弁当代 合計30,000円を業者へ銀行振込で支払った場合
借方：福利厚生費 30,000円
貸方：普通預金 30,000円
このように、全社員に一律で支給されたものであれば、「福利厚生費」で問題ありません。ただし、社内文書や参加者リスト、研修計画書などを保管しておくことで、税務調査時の備えにもなります。
仕訳例②外部セミナー＋昼食費
外部研修に従業員が参加し、現地で昼食代を現金で支払った場合の仕訳は以下のようになります。
例：昼食代1,000円を立替精算した場合
借方：旅費交通費 1,000円
貸方：従業員立替金 1,000円
後日、立替金を精算する場合は、従業員への支払い時に
借方：従業員立替金 1,000円
貸方：普通預金 1,000円
と仕訳します。このように、外部研修では食事代の処理を「研修費」に含めず、別途勘定科目で処理する必要があります。
研修弁当代勘定科目の正しい仕分け方を知って安心して経理処理しよう
判断に迷うときは「支給目的」と「参加条件」を基準にする
研修に関連する弁当代や食事代をどの勘定科目に仕分けるかは、ケースによって異なり判断に迷う場面が多くあります。こうしたときは、「支給目的」と「誰に対して支給したか」という2点を軸に判断することが有効です。
たとえば、業務の一環として行われる社内研修で、全社員に弁当を支給するようなケースでは、「福利厚生費」として処理するのが一般的です。全社員に公平に提供される福利として認められやすく、税務上も問題になることはほとんどありません。一方、業務に直結した研修で、参加者が限られており、外部講師も含めた食事である場合には、「会議費」として処理する選択肢もあります。
税務調査で指摘されないために証拠資料を整えておく
経費の適切な処理を行っていたとしても、税務調査で指摘を受けることがあります。そのリスクを下げるためには、「食事を支給した目的」「参加者」「開催日時」「研修内容」などが分かる資料を整備しておくことが重要です。
具体的には、研修案内文、当日の出席者名簿、弁当の注文書や納品書、請求書などを保管しておくとよいでしょう。これらの資料が揃っていれば、税務署に対しても正当に経費であることを主張しやすくなります。また、社内の経費精算ルールにも「弁当代の処理は研修資料と紐づけて申請する」などと記載しておくと、経理業務の精度が高まります。
経費の仕分けルールを社内で統一することが重要
同じようなケースでも、担当者によって勘定科目がバラバラになると、経理処理が煩雑になり、決算や監査での説明が困難になります。そのため、よくあるケースについては、あらかじめ社内で勘定科目の統一ルールを定めておくことが必要です。
例えば、「社内研修での弁当代は福利厚生費」「外部セミナーでの昼食は旅費交通費」「懇親会は原則として交際費」といったように基準を明文化しておくことで、誰が処理しても一貫性のある会計処理が可能になります。経理担当者だけでなく、申請を行う部署の担当者にも周知することで、誤った経費処理を防ぐ効果もあります。
柔軟な受け入れ体制で企業様の対応をしているのが、ホームデリバです。
ご注文は、WEBサイトかお電話、どちらでも対応可能となります。
毎回決まったお弁当を食べるより、たまには違ったお弁当を食べてみたい。
会議と研修、用途に分けて発注したい。
そんな企業様がおられましたら、一度以下のリンクからお弁当ラインナップをご覧ください。